Google Workspace Standardプラン以上を利用している場合は、Googleドキュメントで電子署名機能が使えます。
電子契約書の作成がはじめての人にはわかりづらいと思うので、署名までの流れと使い方を説明しましょう。
まずはGoogleドキュメントの画面で契約書の文面を入力し、「挿入」→「電子署名欄」をクリックします。
画面右端に「電子署名」パネルが表示されます。
「署名者1」のままでは誰の署名欄を作成しているかがわからないため名前を付けます。「署名者1」をクリックし、「署名者を管理」をクリックしましょう。
自分の氏名を入力し、「別の署名者を追加」をクリックします。
相手の氏名を入力し、「保存」をクリックします。
「電子署名」パネルの「フィールドの挿入」が自分の名前になっていることを確認してから、署名の箇所に「署名」フィールドをドラッグします。フィールドとは入力欄となるボックスのことです。これを追加することで、クリックで電子署名ができるようになります。
住所と会社名は文字を入力するだけでよいので、「テキストの項目」フィールドをドラッグすれば大丈夫です。
次に相手の署名の設定です。
「フィールドの挿入」をクリックし、相手の名前にします。
先ほどと同様に、署名の箇所に「署名」フィールド、住所と会社名の箇所に「テキストの項目」フィールドをドラッグします。
追加したフィールドは、誰のフィールドかがわかるように色が異なります。ここでは自分が水色、相手が緑色のフィールドです。
このままですと、住所と会社名の文字が少し小さくなるので、追加したフィールドをクリックしてサイズを大きくします。ここでは14ptにしてみました。
できたら「電子署名をリクエスト」をクリックしましょう。
自分と相手のメールアドレスを入力し、「電子署名をリクエストしましょう」をクリックします。
ここで入力したアドレス宛に契約書が届くので、別の人のアドレスを入力しないように気を付けてください。
ファイルを共有する必要があるため、「このまま共有」をクリックします。当然ですが、共有しないと署名ができません。
相手側にはメールが届きます。メールにある「開く」をクリックすると契約書が表示されるようになっています。
住所と会社名を入力し、署名欄をクリックしてもらいます。
氏名欄に氏名、イニシャル欄にイニシャルを入力し、「採用して署名」をクリックします。
「利用規約」をクリックすると、「署名者向け電子署名追加利用規約」が表示されるので一読しておきましょう。
確認したらチェックを付けて、「同意して続行」をクリックします。
住所、会社名、署名が入力されたことを確認し、「完了としてマーク」をクリックすると署名は完了です。
この後、差出人に契約書が送られ、差出人が署名をすると契約が締結します。
締結した契約書を開くと、右端の「電子署名」パネルに署名した人と日時が表示されます。
PDFのページをめくると、アクティビティ履歴が記載されています。
画面上部の「ダウンロード」ボタンをクリックすれば、パソコンに保存することも可能です。
念のため締結済みの契約書をAcrobatで開いてみると、「署名」パネルに署名済みと表示されました。
「署名」パネルの「署名の詳細」→「証明書の詳細」をクリックすると証明書を確認できます。
契約書の文面作成は、Googleドキュメント内のGeminiが便利です。「〇〇の契約書を作成したい」と条件と一緒にプロンプトを入力すれば自動生成してくれます。ただし、Geminiは法律の専門家ではありません。利用規約にも「本サービスを医療、法律、金融、またはその他の専門的な助言として利用しないでください。」と記載されているので、法律的な部分はご自身で作成する必要があります。
押印については、今はハンコレスの時代ですので不要です。私も直近の出版契約書は押印なしの電子署名でした。
なお、電子署名の法的効力についてはGoogle Workspaceサイトにある「よくある質問」に記載されています。
以下、https://workspace.google.com/intl/ja/resources/esignature より抜粋
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電子署名には法的強制力がありますか？
多くの国と地域で、電子署名はさまざまな種類のドキュメントに対する法的拘束力を有しています。これには、米国と欧州連合が含まれます。たとえば、米国連邦政府は 2000 年に Electronic Signatures in Global and National Commerce Act（ESIGN 法）を制定し、電子署名の有効性を確立しました。この法律により、ほとんどの場合、電子署名には手書きの署名と同じ法的効力が与えられます。
Google Workspace の電子署名ツールはどのような規制に対応していますか？
Google Workspace の電子署名ツールは、さまざまな国と地域で電子契約書に一般的に適用される要件に対応するよう設計されており、たとえば、次のような規制を遵守しています。
elDAS Simple Electronic Signatures（SES）（欧州連合）
ESIGN 法（2000 年）（米国）
このツールの基盤となっているのは、セキュリティとデータに関する数多くの一般的な法律や標準を遵守するよう設計されている Google Workspace 共通のインフラストラクチャです。こういった法律や標準としては、SOC 2 Type II、米国国防総省 IL4 認証、ISO/IEC 27001、GDPR などがあります。全一覧は、Google Cloud コンプライアンスのハブをご覧ください。
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米国と欧州連合については記載されていますが、日本については明記されていません。
ですが、日本の電子署名法では、本人の意思に基づいて作成され、改ざんされていないことが証明されれば、法的に有効なものとして扱われます。
ただし高額契約や不動産契約などは「署名者の本人確認」や「改ざん防止措置」の証拠性が求められるため、他の電子署名サービスを使用した方がよいです。「署名者向け電子署名追加利用規約」にも「電子署名の有効性や法的効力は地域の法律に依存し、Google は保証しない」と記載されています。契約が無効となっては意味がないので、不安がある場合は法律の専門家に相談してください。
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